Корпоративные мессенджеры: инструмент, которые важнее, чем вам кажется

И почему вам стоит начать использовать корпоративный мессенджер, например, такой, как встроенный в CRM систему Пачка?

Одна из самых важных составляющих успешной командной работы — это хорошо построенные каналы коммуникации между коллегами.

У работы в одном офисе есть свои преимущества: любые вопросы можно оперативно решить вживую. Но у этого способа есть и свои недостатки: как минимум, на беседу приходится отвлекаться с моменте, а если что-то нужно решить командой, приходится искать время, которое всем удобно. Кроме того, устные договоренности нигде не записаны, и участники разговора могут что-то забыть, перепутать, не понять — все это порождает сложности в работе.

Другой способ работать над задачами совместно — переписка. Электронной почтой давно никто не ограничивается, ведь общение в команде происходит постоянно, а за ветками писем уследить сложно, к тому же, они неповоротливы.

Часто даже люди, которые работают в одном офисе, используют мессенджеры. А в условиях удалённой работы мессенджеры и вовсе становятся одним из основных рабочих инструментов.

Но если в мире существует WhatsApp, Telegram, Skype и прочие мессенджеры на любой вкус, зачем устанавливать ещё одно приложение?

Причина 1

У людей в вашей команде могут быть самые разные привычки. Кто-то использует WhatsApp чтобы общаться с родителями, кто-то может вообще отказаться от использования какого-либо известного мессенджера по личным причинам. Кто-то просто предпочитает одно приложение всем остальным.

В результате рабочая переписка разбредается по разным мессенджерам, кто-то переписывается к соцсетях, кого-то можно достать только по почте, кто-то сидит в WhatsApp, а кто-то — в Telegram. Быстро найти нужный диалог становится попросту невозможно.

Причина 2

Скорее всего, многие ваши коллеги годами используют известные мессенджеры, и там накопились километры личной переписки и контактов: друзей, семьи, одноклассников, бывших коллег.

Многим не понравится идея смешивать личную и рабочую переписку: во-первых, поиск по сообщениям становится намного сложнее. Во-вторых, сообщения друзей и близких в том же окне могут отвлекать вот работы. В-третьих, от работы необходимо иногда отвлечься, а сделать это намного сложнее, если в телеграмме все время приходят уведомления из чата команды.

Причина 3

Когда в одной программе — общение, в другой — задачи, в третьей — информация по клиентам и сделкам, приходится все время переключаться между вкладками, дублировать информацию из сообщений, цифры и ссылки.

Намного удобнее, когда в одной системе и коммуникация, и отслеживание сделок, и информация по клиентам.

Как тогда решить проблему коммуникации в команде?

Очень просто — нужно выбрать корпоративный мессенджер. Удобнее всего, когда этот мессенджер — часть экосистемы, в которой работает компания. например, такой инструмент есть в CRM системе Пачка. Мессенджер — конечно, не основная функция CRM, и в Пачке можно отслеживать сделки, хранить клиентскую базу, ставить задачи и даже проверять аналитику по сделкам и результатам сотрудников.

Так что же необходимо для удобного общения?

1. Во-первых, необходимо иметь возможность открывать не только личные, но и командные беседы. В CRM Пачке можно создавать групповые чаты, по задачам или по отделам, а также закреплять в групповых чатах “заметки” — так можно информировать команду о последних новостях и обновлениях.
   
2. Во-вторых, в команде нужно иметь возможность удобно обмениваться файлами: так, в Пачке можно прикрепить любой файл к сообщению и прислать коллеге договор, черновик текста или скриншоты прямо в мессенджере.
   
3. В-третьих, некоторые отключают уведомления даже для рабочих чатов, особенно в нерабочее время. Но что если вам нужно срочно сообщить что-то важное? В Пачке есть “сообщения с молнией” — о таких сообщениях уведомления получат все участники чата, даже если они отключили нотификации.
   

Еще одна важная функция — создавать задачи прямо из сообщений. Это можно сделать в пару кликов. Например, руководитель пишет коллеге, что нужно позвонить клиенту на следующей неделе.

С функцией создания задачи можно не бояться, что сообщение потеряется, и с клиентом никто не поговорит — просто поставьте себе задачу, установите дедлайн, и когда подойдет срок, вам придет напоминание.